سیستم سازی کسب و کار چیست؟

سیستم سازی کسب و کار چیست؟

فهرست مطالب

چرا باید در کسب و کارمان از سیستم سازی استفاده بکنیم ؟

سیستم سازی  کسب و کار  چیست ؟ مجموعه ای متشکل از عناصر مرتبط با یکدیگر که مسئول انجام کار خاصی هستند، این یک توضیح ساده از سیستم هست که در فرهنگ لغت آبادیس امده است. این معنی ساده ای از سیستم هست که خواستم که به شما بگوییم. چطوری میشود معانی نزدیک به سیستم سازی کسب و کار  دارد.

یک مدیر شرکت و یا سازمان میتوانید کل طول روز خود را درگیر کارهای مجموعه خود باشد و یا میتواند با یک برنامه ریزی دقیق و سیستم سازی کسب و کار خود، وقت خود را مدیرت کند و از زمان و وقت خود بتوانند برای بـهبود ، رشد  و تـوسعه کسب و کار خود استفاده بکند. یک مدیر میتواند بدون حضور داشتن در محل کسب و کار خود، این آسودگی را داشته باشد. که همه کارها که توسط همه افراد درشرکت، موسسه، کارخانه، مجموعه و یا … نحوه احسنت اجرا و انجام میگردد. با بکارگیری دقیق یک برنامه دقیق و منظم میتواند بسیار خوب کار بکند.؟ بلی، این کار با business systemization امکان پذیر میباشد.

به مجموعه عملیاتی که با عث میشود که یک سازمان و یک شرکت و یا یک بیزینس به صورت اتوماتیک وار، کلا به هوشمند سازی کسب و کار برای توسعه به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت اقدام به عملیات فروش  و بازاریابی ، پیشتیبانی فروش،  ارائه تولید وخدمات و محصول به مشتریان بکنید را سیستم سازی  کسب و کار میگویند.

سیستم سازی در کسب و کار
سیستم سازی در کسب و کار

 

چطوری میشود با پیاده سازی یک سیستم دقیق و مدوم بتوان بهترین نتیجه را گرفت ؟

  1. طراحی مجدد سیستم برای کسب و کار ؟
  2. سرعت دهی به کار ها در یک سیستم ؟
  3. نظم دهی در کارها در یک سیستم قوی ؟
  4. واگذاری کارها به افراد متخصص در یک سیستم ؟
  5. ساده سازی مراحل انجام کارها و تبدیل به مراحل کمتر و کوچکتر ؟

 

سیستم، همان چاه نفت است و سیستم سازی یعنی استخراج نفت

 

سیستم سازی کسب و کار ( System building in business ) چیست

چرا سیستم سازی کسب و کار ( System building in business ) لازمه هر کسب و کاری است؟ آیا میدانید اکثر بیزینس ها بعد از تاسیس شان، بیشتر از چند سال دوام ندارند، به ورشکستگی بر می خورند؟ اگر می خواهید بیزینس شما جزو این تجارت های ورشکسته نباشد باید قبل وقوع این اتفاق به دنبال چاره ای باشید. خب چاره چیست؟ برای جلوگیری از پیشامدهای نامناسب برای تجارت ها چه باید کرد؟ در این باره پیشنهاد کارشناسان چیست؟ چاره کار و پـیشنهاد کارشناسان انجام فرایند، سیستم سازی در کسب کار می باشد.

این فرایند، به منظور اتوماتیک کردن فعالیت های یک کسب و کار می باشد. یک مدیر بیزینس با این اقدام زمینه رشد و خودکار سازی سیستم تجارتش را رقم می زند. با این عمل سیستم شما قادر می شود بدون دخالت کسی به طور اتومات به فعالیتش ادامه دهد. به عبارتی شما با خودکارسازی سیستم خود، این امکان را به وجود می آورید اگر به مسافرت های خیلی دور بروید، بدون حضور شما همه کارهای اجزای شرکت اعم از تولیدات شرکت، توسعه شرکت، بازاریابی شرکت، فروش شرکت، پیشرفت سیستم پرسنلی شرکت و CRM را با کمترین خطا برای شما انجام دهد. در نهایت شما می توانید با کمترین فعالیت بیشترین رونق تولید و درآمدزایی را در بازار هدفتان خودتان کسب کنید.

سیستم چیست؟

سیستم کلیاتی از عناصر یک مجموع است. این عناصر جهت محقق شد اهداف مشترکشان با هم همکاری و تعامل دارند. اگر ما با کمی تفکر نسبت به همه چیزهای پیرامون مان توجه کنیم، پی خواهیم برد که می توانیم سیستم را به خوبی برای خود توصیف کنیم. در این میان برای محقق شدن اهداف و بهبود عملکرد سیستم، عاملی که خیلی بااهمیت است چیزی جز تعامل و همکاری بین اجزای آن نیست.

سیستم سازی کسب و کار ؟

سیستم سازی رویه ای است که شما با استفاده از آن می توانید بر روی فعالیت های خود با انرژی بالاتری متمرکز شوید تا نسبت به دست آمدن موفقیتتان، آرامش خاطر بیشتری را داشته باشید و با دقت بیشتری پیشروی کنید و همچنین با درک بیشتری اوضاع را به کنترل خود درآورید تا از شما خطا کمتری رخ دهد اگر هم رخ داد فوراً آن را رفع می کنید.

سازمان های پایدار و با ثبات دستاورد ذهن های آرام، حقیقت جو و عقلانی هستند. داشتن این نوع اندیشه و تدبر مهارت می تواند شما را علاوه بر ساماندهی سازمانتان، می تواند در تمام جنبه های زندگی، کاربردی اساسی داشته باشد. کسب این تفکر و اندیشه را می توان در سیستم سازی آموخت.

سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی کسب و کار، رویه ای است با محقق شدن آن بیزینس شما به یک مجموعه ای شایسته و کاردان مبدل می شود. با حاصل شدن این اقدام شما وابستگی تجارتتان را به پرسنل و مدیر مجموع کم یا در کل محو کردید. این اقدام موجب می شود تجارت شما هیچ وابستگی به کار گروهی نداشته باشد. از دیگر دستاوردهای آن می توان به پیش بینی عملکرد اشاره کرد. زیرا شما با خودکار کردن سازمان خود می توانید به خوبی بازدهی آن را برآورد کنید.

سیستم سازی کسب و کار، لازمه چه شرکت های است

سیستم سازی لازمه تمام شرکت ها است. زیرا شرکت های که دارای دو الی سه پرسنل هستند باید برای رونق تولید و توسعه کسب و کارشان و نهایت موفقیت بیزینس شان سیستم سازی کنند. اهمیت این امر هیچ فرقی ندارد که شرکت شما متعلق به چه صنفی باشد. ( چه یک شرکت کوچک فروش بیمه باشد یا یک شرکت بزرگ پخش کالاهای لوکس باشد ) شما با تحقق این امر این زمینه را فرآهم می آورید که پرسنل شما در نبود شما به درستی وظایف خود را به بهترین نحو و سریع ترین شکل فعالیت خود را انجام دهند. این یک هنر برای رهبر سازمان محسوب می شود که قادر باشد که کسب و کار خود را سیستم سازی کند.

ضرورت سیستم سازی در کسب و کار از زبان تـاجر بین اللملی ” تـی هـارو اکـر”

تی هارو اکر ( T.Harv Eker) یکی از نخستین تاجران بین اللملی که از بهترین کوچ های فردی است. وی بعد از بدست آوردن “هــفده” کار و کسب آنها را به تعداد “سی” کسب و کار افزایش داد. تی هارو، یکی از افراد شناخته شده و باهوش دنیای بیزینس می باشد. وی تخصصش این است از کمترین سرمایه ثروت بدست می آورد وی نویسنده کتاب های ” ثـروت سـریع ” و “اسرار ذهن ثروتمند” است و همچنین ارائه دهنده سمینارها و کمپین های بسیار پرآوازه جهان است. وی با در میان گذاشتن تجربیات خود طریقه کسب موفقیت را آسان نموده است.

بهتر است به نظر تی هارو اکر در رابطه با سیستم سازی در کسب و کار اشاره ای هم داشته باشیم:

«تی هارو اکر در کتب پرآوازه اش گفته: خیلی از صاحبان بیزینس خودشان با اهمیت ترین و برجسته ترین چرخ دنده سیستم شان می باشند. همچنین خودشان هم بزرگترین موانع برای توسعه و ارتقاء کار و کسب شان به حساب می آیند. زیرا اگر تمام وقت کار نکنند تجارتشان پیشروی ندارد.»

مدیریت سازی کسب و کار

مدیریت سازی کسب و کار طبق قانون و قواعد کارشناسی شده صاحبان تجارت تعیین می کنند که توسط کارکنان چه وظایفی و به چه میزان انجام وظیفه کنند. این اقدام موجب می شود کارمند وظیفه خود بداند چه در حضور مدیر و چه در نـبود مدیر مجموعه، کار خود را به همراه گزارش عملکردش تحویل دهد. به این عمل سیستم سازی کسب و کار میگویند.

مثلا: اول ارزیابی می کنید که یک پرسنل در ساعت کاری به چه میزان می توانند کار مفید برای مجموعه شما داشته باشند و طبق آن از پرسنل خود انتظار داشته باشید انجام وظیفه کند و برای کارکنان خود وصف کنید در بودن و نبود شما گزارش کار خود را برای شما ارائه دهند و که آمار و ارقام بـیزینس خود را بدانید. شما با این اقدام در کل کار و کسب خود را مدیریت کردید نه کارکنان خود را، در اینجاست که کارکنان هم نمی توانند در نبود مدیران مجموع کم کاری داشته باشند.

دن لاک یکی از مشاوران موفق جوان بازاریابی

دن لاک، یکی از مشاوران ماهر، بازاریاب، تجار، و بازرگان بین المللی است که با وجود اینکه اغلب روزها در سفر است و در محل کار خود نیست برای مشاوره تجارت کلاهای لوکس به سفرهای خیلی دور می رود ولی با ایجاد سیستم سازی کسب و کار خودش توانسته به درآمد میلیون دلاری برسد. با وجود اینکه مشاوره های خود را با قیمت های گزاف انجام می دهد ولی ریشه ثروت آن از  سرمایه گذاری، فروش و کار آفرینی است.

سیستم سازی کسب و کار چه بازخوردی دارد

  • به وجود آوردن فهم و ادراک بهتری از فرایند بیزینس ها: یکی از بازخوردهای که سیستم سازی در بیزینس ها به وجود می آورد این است، به شما بهترین نگرش را در رابطه با فرایندها می دهد. طرح ریزی از فرایند بیزینس ها این امکان را برای شما فراهم می کند دیدگاهی همگانی و نکته بینانه تری نسبت به تجارتان داشته باشید. سپس با حاصل شدن این دیدگاه می توان از آن به منظور ارتقاء محور گردش فعالیتتان بهره برد. زیرا با ارتقاء روش کار بیزینس تان سودهی شما هم بالاتر خواهد رفت.
  • شناخت و حذف فعالیت های غیرضروری: چنانچه شما از انجام فعالیت های خود ادراک بهتر و بیشتری داشته باشید، می توانید اقدامات حیاتی و غیر ضروری کارتان را تشخیص دهید تا بتوانید آنها را غربالگری کنید و کارهای غیر ضروری که موجب اتلاف وقت و هزینه بیشتر می شود را شناسایی و حذف کنید تا پرسنلتان انرژی خود را بر روی کارهای ضروری متمرکز کنند.
  • افزایش تعهدمندی پرسنل ها و کمتر استفاده کردن از میکرومدیریت: میکرومدیریت، شیوه ای از مدیریت است که مسئولیت پرسنلی را تحت کنترل قرار داده که پرسنل، استقلالی در فضای کاری خود ندارند. شیوه موجب می شود که پرسنل از خود آزادی عمل نداشته باشند و همین موضوع باعث بزرگترین دلیل رها کردن شغل ها می باشد. طرح ریزی روشن از فرآیند رخدادهای کاری همگی می دانند که چه کاری انجام بگیره یا مسئولیت آن بر عهده چه کسی است و چه موقعی خاتمه می یابد. پس با این وجود مدیران وقت کمتری را صرف دستورات بی مورد کنند که این امر زمینه ارتقاء روابط بین مدیران و پرسنل کاری می انجامد و در نهایت به رضایمندی کارکنان نسبت به محل کارشان ختم می شود.
  • ارتقاء روابط بین بخشی سیستم: یکی از عواملی که موجب اختلال در سیستم ها شده نبود ارتباط بین بخشی است که معمولا مورد اهمیت و پی گیری قرار نمی گیرد. یکی از تاثیراتی که سیستم سازی در روی روند فرآیندهای کاری دارد بهبودی ارتباطات در محل کار می باشد.
  • ارتقاء بخشی خدمت رسانی: هر کسب و کاری برای جلب مشتری خود را به آب و آتش می زند؛ چون اگر کسب و کاری مشتری نداشته باشد خود بخود کنار خواهد رفت. پس یکی از کارهای که باید برای پایداری یک کسب کار انجام داد این است تجربه ای شیرین، لذت بخش و آسان را برای مشتریان خود رقم زنید، تا مشتری انگیزه ای داشته باشد در کنار شما باقی بماند. باید برای خدمت رسانی در سیستم ها از شیوه های نوین، به کار گرفته شود. چون رفته رفته با پیشرفت علم و تکنولوژی و به بازار آمدن فن آوری های نوین، سیستم های قدیمی و دستی، دوره آنها به اتمام رسیده و باید به کنار گذاشته شوند. زیرا اگر بخواهید بر طبق روال گذشته پیشروی و ادامه دهید. توانایی رسیدگی به نارضایتی ها مشتریان را ندارید و این امر مهم را به فراموشی خواهید سپرد. پس یکی دیگر از فرآیند های که سیستم سازی می تواند برای کسب و کار شما انجام دهد، رسیدگی سریع به نارضایتی ها و ارتقاء بخشی به خدمت رسانی مشتریان کمک می کند.
  • ارتقاء بخشی به وضعیت و کیفیت خدمات و کالاها: معمولاً کسب و کارها پرسنل خود را بر اساس اشخاصی که در دسترس است برمی گزینند نه طبق توانمندی های که برای اجرای آن وظیفه باید داشته باشند. از دیگر ادله های که موجب می شود سیستم سازی مورد توجه قرار گیرد این است که این زمینه را فرآهم می کند کارکنان سازمان خود را بر اساس تامل خودتان و مهارت های آنها انتخاب کنید. و سپس با خودکار کردن روند انجام کار، وقوع اشتباهات در آن را کم کنید. وضعیت و کیفیت کالاها و خدمات کسب و کار شما با گذر زمان رشد و توسعه خواهند داشت.

دوره سیستم سازی کسب و کار

شما با گذراندن این دوره می توانید موجب رشد کسب وکارتان باشید. چراکه سیستم سازی تـجارتتان به شما کمک می کند که روی عوامل مهم کسب و کارتان که ارزش سرمایه داری را دارند را سرمایه گذاری کنید. ( عواملی چون پرسنل کسب و کارشان ) تا از ورشکستگی در امان باشید. یکی از دلایل توسعه و پـیروزی کمپانی های قدرتمند و بزرگ استفاده از ظرفیت سیستم سازی برای تجارتشان می باشد.

برای شروع ساخت سیستم سازی در کسب وکار از کجا شروع کنیم

  • شکیبا باشید: برای طراحی سیستم سازی در کسب و کار صبوری یکی از بااهمیت ترین مراحل است. سیستم سازی در یک شبه محقق نخواهد شد زیرا فرآیندی زمانبر است همزمان با ادامه کسب و کار شما است. پس چنانچه درک سیستم سازی کسب و کارتان برایتان دشوار بود مضطرب و آشفته خاطر نباشید. این ذهنیت اشتباه را از خود دور کنید که باید برای آغاز سیستم سازی کسب و کارتان متحمل هزینه های سنگین شوید.
  • ملزم به دریافت کمک از دیگران: چنانچه احساس می کنید اداره سازمان برای شما دشوار است و نیاز به یک کارشناس دارید که در حیطه کسب و کار شما خبره است و می تواند راه صحیح را به شما نشان دهند بهتر است هرچه سریع تر اقدام کنید. لازم است بدانیم در برخی مواقعه هزینه استخدام یک کارشناس از هزینه کردن برای کشف مسیرها خیلی کم هزینه تر است.
  • سیستم خود را به عنوان مسیر راهنمای خود بدانید: به تمام اقداماتی که برای شغلتان انجام می دهید دقت داشته باشید و آنها را یاداشت کنید به عنوان یک کتابچه راهنما برای خود و دیگران داشته باشید.

آموزش سیستم سازی کسب و کار

شاید این سوال در ذهن شما پیش آید گذراندن این دوره برای چه کسانی کاربرد دارد؟ این دوره برای مالکان تجارت، مدیران کمپانی ها، مدیران در بخش های مختلفی (چون تضمین کیفیت، واحد سیستم، تعالی سازمانها و…)، کارشناسان حوزه آی تی، فارغ التحصیلان رشته های ( مدیریت، مهندسی صنایع، حیطه های مدیریتی و سیستمی) و… . خب این دوره چه سود و منفعتی خواهد داشت؟ این دوره موجب بالا رفتن سود دهی ولی کسر هزینه های مجموعه شده و کاهش اتلاف وقت مدیران سازمان شده و کم شدن وابستگی کسب و کار به پرسنل و مدیران شده و همچنین فعالیتها واضح تر و راحتتر انجام می شوند.

مراحل سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی دارای چندین مرحله است که در ذیل به آنها توجه شده است.

  • در شروع فعالیت یک نشست مشورتی جهت استارت کار سیستم سازی یک کاری لازم است. در آغاز رویه سیستم سازی بیزینس ها بهره بردن از تجربه پرسنل ها از ارزش بالایی قرار دارد. زیرا کارکنان هر قسمت از تجارت ها که در حال فعالیت اند نسبت به مدیران تسلط و آگاهی بیشتری در حوزه مربوطه مسئولیتشان دارند.
  • سپس باید مجموع عملیات ها و مراحل لازم برای رسیدن به اهداف را معین کنید و برای محقق شدن آنها را برنامه ریزی کنید.
  • بعد باید در جریان باشیم که عملیات و مراحل برنامه ریزی شده فوق در آخر به کجا می رسد. نظر پرسنلین را در این رابطه می تواند و با جمع آوری اطلاعات آنها از تجربیات آنها برای شما آغازی خوبی را رقم بزند.
  • سپس با بررسی و شناخت نیازهای مخاطبان پی ببرید که کدامین فرایند کارایی چندانی ندارد تا آن را حذف کنید. هر فعالیتی باید متمایل به محیا کردن قسمتی از نیازهای مخاطبان باشد.
  • بعد از مشخص شدن فرایندها و برای تضمین اثربخشی و تحقق یافتن آنها برایشان متصدی انتخاب کنید. متصدی هر بخشی عهده دار به تحقق رساندن آن می باشد.
  • از تمامی اقدامات صورت گرفته در مراحل فوق الگو و نموداری طراحی کنید و آن را به تصویر بکشانید این اقدام شما موجب می شود که شما ادراک درستی نسبت به سامانه های طراحی شده پیدا کنید. قابل ذکر است که تلاش شود در طرح ریزی الگوی بیزینس ها معیارها و مقیاس ها رعایت شود تا برای عموم قابل درک باشد.
  • سامانه طراحی شده باید مورد قبول تمامی پرسنل یا اکثر آنها قرار گیرد تا از حیثیت و پشتوانه اجرایی ضروری بهره مندی داشته باشد.
  • در طراحی سامانه به دنبال یک سیستم ایده آل نباشید زیرا در آغاز کار این تفکر یک کار بلندگرا و افزون خواه می باشد. در ابتدا اگر با یک سامانه کوچک آغاز کنیم خیلی شایسته تر از عدم سامانه می باشد. تاکید دارم چنانچه به دنبال رشد توسعه و عملکرد سیستم تان هستید، شایسته است که فعالیت خود را با یک سامانه کمینه آغاز کنید و در گذر زمان به فکر ارتقاء آن  باشید.

معرفی یک کتاب در حوزه سیستم سازی کسب و کار

کتاب سـیستم‌سـازی بیزینس
راهکاری ساده برای صرف انرژی کمتر، درآمـد بیشتر و زندگی بهتر

Work the System: The Simple Mechanics of Making More and Working Less

  • نویسنده : سم کارپنتر / Sam Carpenter
  • مترجم : شهاب شکرودی ، فاطمه سراجی، در سال 95 در انـتشارات نخبه‌ سازان

کتاب سیستم سازی بیزینس

کتاب سیستم سازی به نویسندگی “سم کارپنتر” و با مترجمی فاطمه سراجی و شهاب شکرودی یک روشی آسان جهت اتلاف کمتر انرژی و حاصل شدن درآمد بالا برای داشتن زندگی مرفعتر است. اگر سوالاتی چون، از چه نقطه ای آغاز کنم؟، چگونه سودآوری ام را افزایش دهم؟، چگونه قبل از اینکه از وظایف مدیریت خود هنگ کنم فعالیت های خود را مدیریت کنم؟، اگر می خواهید به جواب این سوالات برسید بهتر است به این کتاب هم گذری داشته باشید. زیرا این کتاب نسبت به اثرهای دیگر درمورد سیستم سازی بسیار متفاوت تر و اثربخش تر است در برنامه های راهبردی و مدیریت هدفمند است.

۵ دلیل مهم برای پذیرفتن سیستم سازی

1-افـزایش رضـایت مـشتریان و ایـجاد مـشتریان جـدید برای بـیـزینس شما
2-بـهره وری بـیشتر تـیم اجـرایی
3-بـهبود کـیفیت و کـمیت
4-کـاهش نیاز به استخدام یا افزایش بودجه
5-بـستری بـرای خـلاقیت

نرم افزار CRM پارس ویتگر در سیستم سازی

نرم افزار CRM پارس ویتگر وسیله ای موثر و مفید برای سیستم سازی در فروش کار و کسب هاست. با استفاده از این نرم افزار می توان حفظ مشتری را مدیریت کرد.

نتیجه

همانطور که در این مقاله ارائه شد، سیستم سازی قادر است حل و فصل بسیاری از مشکلات را در کسب و کارها، پوشش دهد. چنانچه این تجارت ها فرایند سیستم سازی کسب و کارشان را به شیوه مناسبی انجام دهند. می توانند بیشتر بحران های کسب و کار را به خوبی مدیریت کنند.

اگر مدعی هستید که چرا کسب و کارها به سیستم سازی نیاز دارند؟ از خود بپرسید: آیا کسب و کار شما به همان صورت است که شما انتظار داشتید، هست؟ آیا چنانچه شما برایتان یک کار ضروری پیش بیاید می توانید با خیال آسوده کسب و کارتان را رها کنید به طور خودکار روال خود را درپیش گیرد؟ اگر جواب شما خیر است و مشتاق هستید  پیشروی در کسب و کار شما محقق یابد، پس معطل چه هستید؟ چرا شما جزو کسانی که برای تجارت خود به دنبال فناوری نوین هستند نباشید.

تیم توسعه کار و کسب خانی دات بیز، در ارائه خدمات مشاوره ای را در سیستم سازی کسب و کار ( System building in business ) مشتاق همکاری با شما می باشد. جهت اطلاعات بیشتر با تیم ما بر روی ارتباط با ما کلیک کنید.

 

این نوشته به زودی تکمیل میشود

دسته بندی: blogبرچسب ها:

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *